Memanfaatkan Teknologi untuk Efektivitas Berorganisasi

Musyawarah Nasional (munas) dan Konferensi Besar (konbes) Nahdlatul Ulama akan diselenggarakan pada bulan Juli 2021 ini dengan konsep hybrid atau kombinasi pertemuan luring dan daring. Pertemuan luring akan dipusatkan di enam lokasi sedangkan pertemuan daringnya bisa diakses dari mana saja selama ada akses internet.

 
Model yang baru pertama kali diterapkan ini merupakan buah dari adanya perkembangan teknologi komunikasi dalam bentuk video conference (pertemuan jarak jauh memlaui video) yang kini secara masif digunakan setelah munculnya pandemi Covid-19. Berbagai acara yang sebelumnya harus dihadiri secara fisik, kini dapat dilakukan dari mana saja. Bahkan, tahlilan pun kini diselenggarakan secara daring ketika terdapat tokoh atau kiai NU yang wafat.

 
Teknologi video conference ini dapat dimanfaatkan untuk menjalankan roda organisasi secara lebih efektif. Pada masa lalu, untuk mengadakan rapat gabungan PBNU dengan wilayah dan cabang, diperlukan ongkos yang besar karena terdapat komponen biaya transportasi, akomodasi, dan konsumsi serta memastikan alokasi waktu bagi para pekerja kantoran yang harus izin untuk cuti. Namun kini dapat dilakukan dengan mudah. Agenda acara dapat disusun dengan cepat, kemudian diinformasikan kepada para peserta, lalu masing-masing peserta tinggal mengakses dari tempatnya masing-masing.

 
Yang sangat merasakan manfaat dari teknologi video conference adalah Pengurus Cabang Istimewa (PCI) NU di berbagai belahan dunia. Pada masa lalu, mereka baru dapat berkumpul ketika penyelenggaraan haji saat anggota PCINU dari seluruh dunia bertemu. Kini, seringkali terdapat diskusi atau webinar yang melibatkan PCINU kapan saja dirasa perlu. Tak ada biaya mahal dan berbagai urusan administratif yang diperlukan untuk menggelar pertemuan tersebut.

 
Lembaga Bahtsul Masail NU  yang para pakar hukumnya berada di berbagai wilayah kini dapat mengambil keputusan-keputusan hukum dengan cepat karena mereka dapat mendiskusikan berbagai masalah hukum yang diajukan oleh masyarakat dengan cepat. Berbagai seminar sekarang diselenggarakan dalam konsep webinar dan menghemat waktu dan biaya, serta mampu menjangkau semakin banyak peserta.

 
Cara kita berorganisasi akan banyak berubah setelah masifnya penggunaan teknologi video conference seperti Zoom, Google Meet, Skype, dan lainnya. Untuk banyak hal, pertemuan dapat dipindah dalam format daring. Namun bukan berarti tanpa kendala. Sinyal yang tidak stabil yang membuat suara tiba-tiba hilang menjadi salah satu masalah yang sering muncul. Atau interupsi suara dari peserta yang muncul secara tiba-tiba yang mengganggu acara.

 
Kelemahan lainnya adalah, Interaksi langsung antar peserta akan berkurang dan kemungkinan untuk menghasilkan jejaring baru dari perjumpaan-perjumpaan yang terjadi secara insidental menjadi minim.

 
Dalam konteks pertemuan NU yang sifatnya nasional seperti muktamar, munas dan konferensi besar serta rapat pleno, sebelumnya dibutuhkan persiapan yang panjang dan biaya yang besar untuk penyelenggaraan rapat-rapat tersebut. Beberapa bulan sebelumnya, sudah dibentuk panitia untuk melakukan berbagai persiapan. Dana yang dibutuhkan juga sangat besar untuk penyelenggaraan acara tersebut. Untuk menggelar munas dan konbes, dibutuhkan dana beberapa miliar rupiah. Untuk muktamar ongkosnya jauh lebih besar.

 
Dengan adanya penghematan dana, maka dana-dana organisasi dapat dialokasikan untuk keperluan lain yang lebih produktif, seperti program pemberdayaan ekonomi, peningkatan kualitas pendidikan, perluasan akses layanan kesehatan, atau yang lainnya yang dianggap krusial.

 
Pendekatan hybrid atau kombinasi ini berusaha mempertemukan dua hal, yaitu pertemuan langsung di zona-zona tertentu dan selanjutnya pertemuan daring secara nasional. Di lingkungan NU, ada banyak hal yang tidak diputuskan melalui rapat resmi. Ide-ide kreatif pengembangan organisasi tak jarang lahir dari obrolan-obrolan ringan yang kemudian dieksekusi menjadi program.

 
Penemuan teknologi baru harus kita syukuri sebagai sebuah cara yang lebih mudah dalam mengorganisasi masyarakat. Pada era awal pembentukan NU, kemudian selama perjalanan lebih dari 95 tahun NU berdiri, cara berkomunikasi organisasi sudah banyak berubah. Perubahan adalah sebuah kepastian. Bahkan 10 atau 20 tahun lagi, cara mengelola dan menjalankan komunikasi dalam organisasi akan sudah jauh berubah dibandingkan dengan hari ini.
 

Salah satu masalah yang dibahas dalam konbes NU adalah kapan penyelenggaraan muktamar NU ke-34 NU yang seharusnya sudah diselenggarakan pada Oktober 2020 lalu, namun diundur pada Oktober 2021. Apakah muktamar akan kembali ditunda menunggu pandemi selesai, yang kita semua tidak tahu kapan berakhirnya, atau menggunakan sistem kombinasi dengan membuat beberapa zona.

 
Para pengurus akan membuat berbagai skenario yang paling memungkinkan dengan berbagai pertimbangan seperti kelebihan dan kekurangan dari berbagai model tersebut. Jika muktamar diselenggarakan secara hybrid, perayaan dan dan keramaian yang selama ini selalu menghiasi arena muktamar mungkin hilang. Diskusi-diskusi yang selama ini digelar di luar forum resmi muktamar mungkin hilang, tapi mungkin juga berubah dalam bentuk format daring, mengikuti konsep penyelenggaraan muktamar. Tapi, menunggu penyelenggaraan muktamar dengan konsep konvensional sampai pandemi benar-benar selesai juga berisiko pada ketidakpastian agenda dan program organisasi serta mundurnya rotasi kepengurusan. (Achmad Mukafi Niam)